Armazenamento arquivos XML - Nota Fiscal Eletrônica
NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Desde a implantação da NF-e, temos observado que muitas empresas vêm incorrendo sistematicamente numa sequência de erros:
· Emitir NF-e, mas não encaminhar imediatamente o respectivo arquivo XML ao destinatário e ao transportador;
· Emitir NF-e, mas não armazenar os arquivos XML com organização e segurança;
· Receber mercadorias acompanhadas de DANFE sem exigir o respectivo arquivo XML do fornecedor.
Muitos contribuintes ainda não se adaptaram a mudança do papel para o mundo digital, onde o documento fiscal deixou de ser a “via fixa” do talão de notas ou do formulário contínuo, passando a ser representado unicamente pelo arquivo digital XML.
Mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam ao processo de recebimento de documentos eletrônicos, seja por falta de entendimento, por resistência às mudanças ou até mesmo por preferir “empurrar com a barriga”. Seja qual for o motivo, fica mais uma vez o alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é OBRIGATÓRIO.
· Ao emitir uma NF-e, sua empresa deve enviar o arquivo XML imediatamente ao destinatário da mercadoria e ao transportador, se houver.
“Portaria CAT nº 162/2008, art.13:
§6º-Deverá ser encaminhado ou disponibilizado “download” do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso, conforme padrão estabelecido por Ato COTEPE: (Redação dada ao parágrafo pela Portaria CAT-30/11, de 04-03-2011; DOE 05-03-2011; Efeitos a partir de 1º de julho de 2011)
1 – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;
2 – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.”
· Periodicamente, efetuar backup dos arquivos XML emitidos e recebidos, em pastas separadas identificadas por mês de competência.
“Portaria CAT nº 162/2008
CAPITULO VI – DA ESCRITURAÇÃO, GUARDA E ARMAZENAMENTO
Artigo 33 – O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I – conservar a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, mesmo que fora da empresa, para apresentação ao fisco quando solicitado;”
· Exigir de todo fornecedor emissor de NF-e, o envio PRÉVIO do arquivo XML das mercadorias remetidas, isto é, antes das mercadorias chegarem a sua empresa, o arquivo deve estar em vosso poder.
“Portaria CAT nº 162/2008
CAPITULO V – DAS OBRIGAÇÕES DO DESTINATÁRIO DA NF-e
Artigo 30 – Ao receber uma NF-e, o destinatário deverá verificar:
I – a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;
II – a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.”
PENALIDADES
O documento da NF-e é o arquivo XML, não a DANFE. Caso o empresa não possua o documento de forma acessível, em uma auditoria do fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro.
A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual.
São passíveis de penalidades:
· Infração a legislação tributária pelo descumprimento no envio IMEDIATO do arquivo XML ao destinatário das mercadorias;
· Perda de documentos fiscais emitidos e recebidos, ficando impossibilitado de atender a fiscalização estadual, ensejando penalidades severas.
· Glosa de créditos fiscais de ICMS, no caso de registrar a nota fiscal pelo DANFE sem dispor do arquivo XML.
· Impossibilidade de escrituração fiscal com qualidade obrigatória para a geração dos arquivos SPED FISCAL ICMS/IPI e SPED CONTRIBUIÇÕES PIS/COFINS.
EQUIPAMENTOS ECF
Observamos que vários clientes não se preocupam em atualizar seus equipamentos e os softwares que interagem com os ECF´s. Toda tratativa dos arquivos gerados pelos emissores de cupom fiscal, está retratada na portaria CAT-52 e suas posteriores atualizações. Quando estes arquivos não são gerados convenientemente, não teremos novamente a qualidade obrigatória para geração dos arquivos SPED.
CONSIDERAÇÕES
O Escritório Contábil Almeida Mendes, mais uma vez, alerta para que as empresas tomem ciência da necessidade de se atualizarem com o mundo digital, que hoje se faz presente no sistema tributário brasileiro.
Reafirma, que a emissão, transmissão, recepção e guarda dos arquivos, são de responsabilidade das empresas e não de nosso escritório, independentemente de seu porte, se empresa no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.